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　　針對(duì)雙證在職研究生招生檔案管理存在的問題，就如何加強(qiáng)雙證在職研究生招生檔案管理工作，做如下一些思考:

　　1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

　　檔案形成者一的檔案意識(shí)與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系。主管雙證在職研究生招生工作的領(lǐng)導(dǎo)要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，將招生檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔等工作納入工作計(jì)劃，在招生工作過程中，提出對(duì)檔案材料的要求，并將其納入招生工作人員職責(zé)范圍之中。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視和積極支持雙證在職研究生招生檔案的管理工作，不斷地加強(qiáng)雙證在職研究生招生檔案管理重要性的灌輸，增強(qiáng)招生工作人員的檔案意識(shí)，做好雙證在職研究生招生檔案的收集整理工作。

　　2、增強(qiáng)招生工作人員的責(zé)任感

　　雙證在職研究生招生檔案管理是和雙證在職研究生招生工作融為一體進(jìn)行的，有關(guān)人員既是雙證在職研究生招生工作人員，也是雙證在職研究生招生檔案管理人員，要做好雙證在職研究生招生檔案的管理工作，必須增強(qiáng)招生工作人員的責(zé)任感。雙證在職研究生招生過程中，隨時(shí)一都會(huì)產(chǎn)生和形成大量的零散的檔案材料，對(duì)這些材料要及時(shí)一收集存檔，否則就會(huì)流失，給今后的工作帶來不可彌補(bǔ)的損失。

　　3、健全規(guī)章制度，強(qiáng)化管理措施

　　建立雙證在職研究生招生檔案管理工作規(guī)章制度，是確保雙證在職研究生招生檔案管理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的關(guān)鍵。對(duì)雙證在職研究生招生的收集和整理如果沒有一個(gè)系統(tǒng)有序的管理體制，將嚴(yán)重地影響教學(xué)檔案的質(zhì)量。為此，雙證在職研究生招生管理部門應(yīng)根據(jù)雙證在職研究生招生工作的實(shí)際情況，制定檔案管理工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)雙證在職研究生招生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，用制度的穩(wěn)定性、強(qiáng)制性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性來規(guī)范招生檔案的管理工作，使檔案管理工作有章可循、有條不紊。要制定雙證在職研究生招生材料收集歸檔制度，把檔案材料的收集、整理、鑒定、保管工作，納入經(jīng)?；?、制度化、規(guī)范化的軌道，對(duì)雙證在職研究生招生檔案的歸檔范圍、保管期限、立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出的規(guī)定，科學(xué)分類，及時(shí)一歸檔，從制度上保證招生檔案長(zhǎng)期有效地收集和保存。有條件的雙證在職研究生招生單位應(yīng)專門建立雙證在職研究生招生檔案室。

　　4、提高招生工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平

　　檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既需要檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又要有處理招生工作的技能。因此要盡可能加強(qiáng)招生工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識(shí)，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。招生工作人員不僅要認(rèn)真做好招生日常工作，還要熟悉招生的檔案材料，做到對(duì)每個(gè)項(xiàng)目檔案的形成、整理現(xiàn)狀及相關(guān)項(xiàng)目之間的有機(jī)聯(lián)系心中有數(shù)，了解其利用價(jià)值。要提高檔案管理的科學(xué)性，盡可能做到科學(xué)分類，便十分析，找出規(guī)律，減少工作的重復(fù)性，提高工作質(zhì)量。

　　5、加強(qiáng)雙證在職研究生招生檔案的數(shù)字化管理

　　隨著社會(huì)信息化程度的加深，人們記錄和傳遞社會(huì)信息的能力大大提高，致使檔案資源的數(shù)量與日俱增，檔案材料的記錄方式有了巨大變化，檔案存儲(chǔ)方式發(fā)生了根本變革。辦公自動(dòng)化的逐步推廣，膠片、磁帶、光盤等載體相繼出現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案的“無縫交接”，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動(dòng)，并將它們轉(zhuǎn)變?yōu)殪o止的記錄符號(hào)。利用計(jì)算機(jī)通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數(shù)字信息，易十保存、查詢、修改，并且可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞，從而大大提高了檔案的利用率并降低了檔案管理成本。同時(shí)一，人們工作不再受時(shí)一間、地點(diǎn)的限制，檔案數(shù)據(jù)資源利用達(dá)到了最佳效果。

　　雙證在職研究生招生檔案資料多、涉及的內(nèi)容廣，傳統(tǒng)的檔案管理工作量大、存檔不便，而且不利十及時(shí)-的查找。雙證在職研究生招生檔案管理要充分利用計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)等現(xiàn)代手段進(jìn)行，把紙質(zhì)媒介的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的包括圖像、聲音、影像等多種形式的多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案信息的存儲(chǔ)、檢索、分析、復(fù)制、利用等方便、快捷、先進(jìn)、高效，以使科技檔案資源獲得充分的利用，大大提高工作效率。

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